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Wie die effektive Personalplanung gelingt

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Die Mitarbeiter sind für jedes Unternehmen der Schlüssel zum Erfolg. Doch erst mit einer Priorisierung von Aufgaben und der richtigen Verteilung der personellen Ressourcen kann Effektivität erreicht werden. Im Folgenden beschreibt Mirko Scharping, Agile Coach bei Neofonie, wie man zu einer effektiven Personalplanung kommt.

Neofonie-Personalmanagement-Agile-Methoden

Quelle: Shutterstock

In der Personalplanung von Projekten tauchen immer wieder die Begriffe Effektivität und Effizienz auf. Während Effektivität auf einen bestimmten Effekt hinarbeitet, zielt Effizienz auf die Zeit ab. Die Personalplanung bewertet die Effektivität der Mitarbeiter in der Regel anhand der Auslastungskurve, also der Menge der erreichten Ergebnisse. Dabei wird angenommen, dass eine hohe Anzahl von Ergebnissen effektiv sei. Grundsätzlich ist das nicht falsch. Die Kernfrage muss jedoch lauten, ob die richtigen Ergebnisse erzielt werden, um im Sinne der Marktorientierung als effektiv zu gelten. Stattdessen werden im Businessalltag eher Tasks umgesetzt, die beispielsweise durch Expertenwissen und Spezialisierung am schnellsten umsetzbar erscheinen. Damit orientiert sich die Planung an den Fähigkeiten der zur Verfügung stehenden Mitarbeiter. Effektiv ist aber das, was wir benötigen, um im Markt anzukommen. Insofern erscheint es nur logisch, dass sich die Planung ebenfalls an den Bedürfnissen des Marktes orientiert und nicht an den Fähigkeiten der Mitarbeiter, die uns zur Verfügung stehen. Hierfür braucht es einen ergebnisorientierten Plan. Gleichzeitig sollen im Sinne einer zeitgemäßen agilen Organisation die Mitarbeiter den nötigen Raum für Verantwortungsübernahme und Selbstorganisation haben. Das Ziel einer effektiven Planung muss es also sein, den Mitarbeitern einen Handlungsrahmen an die Hand zu geben, anhand dessen effektive Ergebnisse erzielt werden können.

Anhand des folgenden Beispiels soll gezeigt werden, wie eine effektive Personalplanung aussehen kann.

1. Planung durch den Product Owner

Wir gehen davon aus, dass es zur Realisierung eines Projekts drei Teams mit unterschiedlichen fachlichen Schwerpunkten gibt. Das erste Team ist für die Suche zuständig, das zweite für die Contentadministration und das dritte Team betreibt die API-Schnittstellen, damit von außen auf den Content zugegriffen werden kann. In der Planungsphase sammelt der Product Owner die Wünsche der Anwender (Stakeholder) und bündelt diese zu Aufgaben (Items), die er den Teams nach ihren jeweiligen fachlichen Schwerpunkten zuordnet. Es ergibt sich folgendes Bild:

Team Beauty Team Amigos Team Roadrunner
Item A Item E Item M
Item B Item F Item N
Item C Item G Item O
Item D Item H Item P
Item I
Item J

Das Team Amigos hat in diesem Beispiel die meisten Aufgaben, da die Stakeholder im Bereich der Contentadministration die meisten Wünsche geäußert haben und das Team Amigos auf genau diese Aufgaben spezialisiert ist.

2. Beurteilung durch die einzelnen Teams

Nach der Planungsphase findet nach agilem Grundgedanken eine Einschätzung hinsichtlich der Bewältigung der Aufgaben im Pull-Verfahren durch das jeweilige Team selbst statt. Hierbei sichten die Teams eigenverantwortlich die Aufgaben und bestimmen selbst, welche der Aufgaben sie in der Planungsperiode schaffen können. Es ergibt sich nun folgendes Bild:

Team Beauty Team Amigos Team Roadrunner
Item A Item E Item M
Item B Item F Item N
Item C Item G Item O
Item D Item H Item P
Item I
Item J

Es wird deutlich, dass die Teams einiges aus diversen Gründen wie z.B. zeitliche Verfügbarkeit, Reifegrad der Stories etc. abgelehnt haben (farbige Markierung). Besonders Team Amigos schätzt wesentlich weniger Aufgaben zu bewältigen als von den Stakeholdern gewünscht. Weil Team Amigos scheinbar so wenig schafft, soll weiteres Personal gesucht werden.

Soweit so gut: Der Grundgedanke einer Planung ist eingehalten worden, der genaue Umfang wird erst im Laufe des Projekts festgelegt und das Team hat ein Mitspracherecht. Die einzelnen Items sind sogar priorisiert, wenn man davon ausgeht, dass von oben nach unter gearbeitet wird.

3. Priorisierung über die Teamgrenzen hinaus

Da die Teams teilweise abhängig voneinander sind, müssen sie sich gegenseitig zuarbeiten. Team Roadrunner braucht beispielsweise Hilfe von Team Amigos für Item M, während Team Amigos jedoch an ihrem Top-Item E arbeitet und deswegen die Zuarbeit zurückstellt. Durch die fehlende Zuarbeit kann Team Roadrunner erst später oder gar nicht anfangen.

Um diesem Problem zu begegnen, empfiehlt sich eine Priorisierung unter- bzw. gegeneinander aller Aufgaben, woraus sich folgendes Bild ergibt:

Team Beauty Prio Team Amigos Prio Team Roadrunner Prio
Item A 1 Item E 9 Item M 2
Item B 8 Item F 10 Item N 3
Item C 6 Item G 11 Item O 4
Item D 7 Item H 12 Item P 5
Item I 13
Item J 14


Wir haben eine Rolle rückwärts gemacht: Der Product Owner hat auf Basis der  ursprüngliche Planung jedes einzelne Item priorisiert, damit die Teams eindeutige Priorisierungen auch über die Teamgrenzen hinaus haben.

So ist festzustellen, dass die am höchsten priorisierten Items beim Team Roadrunner liegen, gefolgt von Team Beauty. Die Priorisierung hat zur Folge, dass nun Item M die benötigte Zuarbeit bekommt, weil es eindeutig höher priorisiert ist als Item E. Es ist zudem effektiv, wenn das Team Amigos Items von Beauty und Roadrunner erledigt – auch wenn sie dabei weniger effizient sind als die beiden anderen Teams. Das ist effektiver, als sich um ihre eigenen Items mit geringer Priorität zu kümmern.

Die Priorisierung macht deutlich und sichtbar, dass auch hoch priorisierte Items weggefallen wären. Prio 3, 5 und 7 wurden von den Teams von vornherein abgelehnt, Prio 9 und 10 wären hingegen umgesetzt worden, woraus folgt, dass die Ressourcen nicht besonders effektiv eingesetzt worden wären. Das geplante Staffing wäre in die falsche Richtung gegangen. Zumal Team Amigos durch weiteres Personal erweitert werden sollte, um mehr zu schaffen. Warum aber soll ein Team erweitert werden, welches an den unwichtigsten Sachen arbeitet?

4. Ein priorisiertes Backlog für alle

Eine effiziente UND effektive Planung könnte zum Beispiel so aussehen, dass es ein gemeinsames Backlog gibt und die Teams sich aus dem Backlog von oben (höchste Priorisierung) nach unten bedienen, bis sie ihre eigene Kapazitätsgrenze erreicht haben. Am Ende könnte dann so eine Zuordnung stehen (Änderungen in blau):

Team Beauty Prio Team Amigos Prio Team Roadrunner Prio
Item A 1 Item N 3 Item M 2
Item C 6 Item P 5 Item O 4
Item D 7

Man sieht hier deutlich, dass Team Amigos sich nun die vorher von Roadrunner abgelehnten Items N und P genommen hat. Auch wenn das Roadrunner Team diese beiden Items wahrscheinlich effizienter erledigen könnte, trägt Team Amigos zur Effektivitätssteigerung des gesamten Unternehmens bei. Außerdem lernt das Team dabei und kann mittelfristig auch effizienter werden.

Fazit

Natürlich handelt es sich hier um ein sehr vereinfachtes Modell. Die Wirklichkeit ist viel komplizierter, verstrickter und überall gibt es Stakeholder mit ihren eigenen Priorisierungen. Doch durch die Priorisierung der Aufgaben wird schnell erkennbar, welche Ressourcen effektiver eingesetzt werden können und wie die Personalplanung angepasst werden muss, um nicht nur effizient sondern auch effektiv zu arbeiten.

Selbstverständlich gibt es strategische Themen, die besetzt werden müssen und in die Priorisierung einfließen sollte. Eine langfristige und sorgfältige Planung und Vorarbeit ist aber auch im agilen Umfeld notwendig, auch wenn Agilität die Vorab-Arbeit reduzieren möchte. Erst Recht was die personelle Planung angeht, kann mit einfachen Mitteln viel bewirkt werden.

 

Trainings und Workshops zu agilen Methoden

Mirko Scharping gibt in seinen Workshops und Trainingsangeboten weitere Einblicke in agile Methoden und praxisrelevantes Do-how, um für das agile Zeitalter gerüstet zu sein.
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Mirko Scharping

Autor: Mirko Scharping

Mirko Scharping ist Agile Coach und Trainer bei der Berliner Digitalagentur Neofonie. Er kam erstmals 2011 mit agilen Methoden in Berührung. Seitdem begleitet und trainiert er Unternehmen in Richtung Agilität und vermittelt die hierfür nötigen Werkzeuge und Methoden.

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