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6 Tipps für erfolgreiche IT-Projekte in den USA

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Andere Länder, andere Arbeitsweisen! Alexandra-Irina Nicolae, Projektmanagerin der Neofonie, berät derzeit einen US-amerikanischen Marktführer in Kalifornien in Sachen E-Commerce. Im folgenden Artikel teilt Sie ihre Erfahrungen und gibt sechs Tipps für die Zusammenarbeit mit einem US-amerikanischen Unternehmen.

Auf dem Weg zum Projekterfolg gibt es immer wieder Herausforderungen zu meistern. In der Regel kann man den meisten mit bereits bewährten Tools, Methoden und Best Practices begegnen.

Bei der Projektarbeit und der Zusammenarbeit mit US-amerikanischen Unternehmen stößt man allerdings auch auf neue Gegebenheiten, die sich von der deutschen Arbeitsweise unterscheidet.

Kommunikation über Zeitzonen hinweg

Projektmanagement-Online-Meeting

Bildquelle: shutterstock

Eine wesentliche Herausforderung bei der gemeinsamen Arbeit mit in Amerika ansässigen Kunden ist die Zeitverschiebung. Sie hat großen Einfluss auf die Kommunikation und die Abstimmungsprozesse.

Beruft man innerhalb Europas ein Meeting ein, muss man sich in der Regel nur auf ein Tool einigen und eine der üblichen Zeitpunkte im Laufe des gemeinsamen Arbeitstages ansetzen. Man erhält recht schnell eine Antwort und kann sich auf das Fachliche fokussieren. In der Zusammenarbeit mit den USA gestaltet sich dieses Unterfangen schwieriger. Die Zeitverschiebung führt dazu, dass Antworten nicht sofort zu erwarten und eigene Arbeitszeiten mitunter anzupassen sind.

Darüber hinaus stellt das Tooling eine Herausforderung dar. Chatprogramme wie Skype kommen nicht immer in Frage. Aufgrund einer schlechten Internetverbindung ist man schnell auf beiden Seiten des Ozeans frustriert. Auch eine  übliche Telefonkonferenz ist nicht immer möglich: Viele Firmen in den USA sperren externe und ausländische Nummern, damit Kostenfallen vorgebeugt werden.

Da die meisten Telefonkonferenzen nicht aus dem Ausland kostenfrei auf deutsche Nummern zugreifen können, müssen Alternativen her.

Eine Lösung stellen Online Meeting Tools, wie beispielsweise GoToMeeting, dar. Die Vorteile gegenüber einer klassischen Telefonkonferenz liegen darin, dass Screensharing, Chatfunktionen bei schlechter Verbindung und eine simple Einwahl auch via Handy in den Termin möglich sind. In unserem konkreten Fall hat sich das Tool bewährt und wird mit Sicherheit im nächsten Projekt wieder eingesetzt.

Teamkultur versus Hierarchien

Teamkultur-USA

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Der Idealzustand im Rahmen eines Projektes und im Zusammenhang mit dem nicht zu vernachlässigenden Thema Stakeholder Management lautet: Es gibt entweder im agilen Kontext einen Product Owner oder nach klassischer Herangehensweise einen Entscheider.

Auf deutscher Seite sieht die Realität oft anders aus. Häufig sind Projekte auf der Ebene der Firmenorganisation und -hierarchie angelegt und eröffnen einen schier unmöglichen Overhead. Um über die Farbe eines Buttons zu entscheiden, können schon mal ganze Steering Committees gebildet werden. Dies stellt häufig einen Blocker dar und macht die Kommunikation schwer.

In den USA fühlt das gesamte Team für den Erfolg des Projektes zuständig und möchte zum Erfolg beitragen. Entscheidungen werden daher im Projektteam getroffen, ohne einen Entscheider im klassischen Sinne. In der Kommunikation mit dem Kunden gestaltet sich dies anfänglich schwer, da nicht nur eine Person als Ansprechpartner fungiert. Je motivierter aber die Projektmitarbeiter auf Kundenseite Informationen und Hilfestellung liefern, desto eher kommt man gemeinsam zu einem Ziel. Am Ende des Tages soll das Projekt nicht dem Selbstzweck dienen, sondern Akzeptanz und Begeisterung auf Kundenseite über das gesamte Team hinweg auslösen.

Von dieser Teamkultur können wir uns noch eine Scheibe abschneiden und so den Begeisterungsfaktor um ein Vielfaches in diversen Projekten oder gar auf Unternehmensebene erhöhen.

Projekte managen und dokumentieren

Projektmanagement-USA-Berlin

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Ein wichtiger Bestandteil für den Erfolg eines Projektes ist es, alle Beteiligten auf dem gleichen Wissensstand zu halten. Das ist umso wichtiger, je mehr Personen und Daten beteiligt sind und Abstimmungsrunden auf Grund von Zeitverschiebungen und großen Entfernungen nicht immer möglich sind.

Um die Kommunikation, den Datenaustausch und die Prozesse transparent zu gestalten, bietet Atlassian weit verbreitete Tools, welche als Ticket- und Dokumentationstools auch in den USA eingesetzt werden. Am besten kommt hier die Verknüpfung zwischen JIRA, Confluence und Stash zum Einsatz.

Viele nutzen zwar JIRA als Ticketing-Tool, setzen aber nicht auf die Kombination mit Confluence, wodurch Vorteile verloren gehen. Ein einfaches Beispiel ist die Ablage von Screens. Statt diese an das jeweilige Ticket in Form von PNGs, JPGs oder ähnlichem zu hängen, werden diese direkt in Confluence abgelegt. Werden hier Änderungen notwendig, muss nur eine Stelle in Confluence geändert werden, statt über viele Tickets zu gehen und diese nach den Screens zu durchsuchen.

Mit der Verknüpfung von Ticket- und Dokumentationstools vermeidet man einen enormen Overhead und erzielt maximale Transparenz über den Projektstatus.

Projektkalkulation und Abrechnung

Das Abrechnungsformat hat ein nettes Learning über den Standard in den USA und ein gemeinsames Verständnis in Bezug auf Aufwände erbracht. Das bevorzugte Format, um schnell große Arbeitspakete erkennen und damit Kostenfresser für die Zukunft identifizieren zu können, ist nicht der Personentag, wie in Deutschland bei IT-Projekten üblich, sondern die Stunde. Bereits bei der Angebotsabgabe wird dieser Anspruch an die Aufschlüsselung auf Stundenebene erwartet. Berücksichtigt man dies gleich von vorne herein, hat man eine Kommunikationsschleife gespart und beweist damit die marktüblichen Gepflogenheiten zu kennen.

Mitfahrdienst statt Mietwagen

Mitfahrdienste-USA

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Das Projektgeschäft erfordert gelegentlich, dass man vor Ort beim Kunden arbeitet. Bei den zurückzulegenden Distanzen in den USA, selbst direkt in der Großstadt, ist es mitunter schwierig sich ohne Mietwagen von A nach B zu bewegen. Um Probleme durch Anmietung und erhöhte Kosten für den Kunden zu vermeiden, ist es durchaus üblich, Mitfahrdienste zu nutzen. UBER beispielsweise ist in den USA so gut etabliert und bietet vielfältige Services, dass man sich getrost den Stress um das Thema Parken, Tanken, Abholung und Abgabe von Mietwagen ersparen kann. Nach anfänglicher Skepsis hat sich die Nutzung sowohl für Fahrten zum Kunden als auch für die Zeit nach Feierabend als praktisch und kostengünstig erwiesen. So kann man sich in Ruhe auf das Wesentliche konzentrieren statt Gedanken an die Route oder den Parkplatz zu verschwenden.

Work-Live-Balance made in USA

Work-Life-Balance-USA

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Arbeitszeiten von 9 bis 17 Uhr, 20 Urlaubstage per Gesetz für eine 5 Tage Woche…Fremdwörter in den USA. Nachdem man diese Stichworte hat fallen lassen, sprechen sich die amerikanischen Kollegen für die Auswanderung nach Deutschland aus. Üblich ist in den USA hingegen, dass private Handys als Diensttelefon genutzt werden und damit die Mitarbeiter bist spät in die Nacht und an den Wochenenden erreichbar sind. In Deutschland führt man immer wieder die Debatte darüber, dass Menschen zunehmend unter Stress leiden, weil auch nach Feierabend in die Arbeits-Emails geschaut wird. Angesichts der Tatsache, dass an den Wochenenden das gemeinsame Frühstücken mit der Familie unterbrochen werden muss, weil man mit dem CEO kurzfristig eine Abstimmungsrunde fahren muss, bekommt die deutsche Debatte eine völlig neue Konnotation. Insgesamt lässt sich festhalten, dass der deutsche Markt in Bezug auf die Work-Live-Balance mehr zu bieten hat.

 

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Alexandra-Irina Nicolae

Autor: Alexandra-Irina Nicolae

Alexandra-Irina Nicolae ist seit 2013 Projektmanagerin bei Neofonie. Schon zuvor war Sie als Projektmanagerin bei ImmobilienScout tätig. Mit ihrem pragmatischen Ansatz und Spaß an agilen Methoden, sorgt sie für Benefits auf Projekt- und Kundenseite.

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